OBJETIVO
El fin previsto en este manual busca determinar el procedimiento que la empresa ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S., seguirá para dar cumplimiento al derecho de la protección de los datos personales, configurado en el derecho constitucional del habeas data. El presente documento hace referencia respecto de la información de carácter personal que ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. recolecte, administre
o conserve, incluyendo el tratamiento dado a los datos personales de contacto de los clientes cuando sean utilizados para fines comerciales, de Mercadeo y/o publicitarios y de los proveedores cuando sean utilizados para fines tributarios y contables, para dar adecuado cumplimiento de la normatividad vigente en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

2. MARCO LEGAL

• Ley Estatutaria 1581 de 2012
• Decreto Reglamentarios 1377 de 2013
• Resolución 76434 de 2012 – Superintendencia de Industria y Comercio
• Circular Externa No. 2 de 2015. Superintendencia de Industria Y Comercio.

 

3. DEFINICIONES
3.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
3.2 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3.3 Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
3.4 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
3.5 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
3.6 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
3.7 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2013, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

4.1 Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y establecidas por que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
4.2 Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el  consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
4.3 Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
4.4 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
4.5 Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
4.6 Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente  controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de ZAGAMOTOS DEL PACIFICO
S.A.S., será de medio.
4.7 Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado;
4.8 Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de
cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento  adicional u otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES
5.1 Dirigirse a ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. a través de los canales de comunicación establecidos por ésta, los cuales se indican en el presente manual y aviso de privacidad anexo, con el fin de conocer, actualizar, rectificar y eliminar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan al error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
5.2 Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de datos personales otorgada a ZAGAMOTOS DEL PACIFIO S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
5.3 Ser informado por ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S., previa solicitud efectuada a través de los canales de comunicación dispuestos por ésta, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
5.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
5.6 Acceder en forma gratuita a través de los canales dispuestos por ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S., a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
5.7 Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el titular quien debera acreditar su identidad en forma suficiente.
• Por sus causahabientes quienes deberan acreditar tal calidad
• Por el representante o y/o apoderado del  titular o por la Ley.

5.8 La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

• A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. a través de su Aviso de Privacidad (Anexo 1) informará acerca de los canales previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS
6.1 Clientes
Los datos personales que solicitamos a los clientes tienen como finalidad:

a) Ofrecer promociones vigentes;
b) Informar lanzamiento de marca y producto;
c)Financiación de nuevos productos;
d) Hacer seguimiento para alcanzar la venta final;
e) Información de apertura de nuevos puntos de venta;
f) Información contable a cada cliente;
g) Información por cambios internos de la empresa;
h)Realizar actos de promoción y publicidad;
i) Informar sobre actividades y eventos,así como adelantar futuras actualizaciones de los mismos y demás actividades de
mercadeo, estadísticos, medición de la satisfacción del cliente y administrativos que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social.

6.2 Proveedores
Los datos personales que se solicitan a proveedores y/o contratistas tienen como finalidad conservar el registro pertinente para efectos tributarios y contables con el propósito de cumplir con las normas vigentes en la materia, así mismo con el propósito de realizar los pagos que por la prestación de servicios o suministro de bienes que haya lugar; y ejecutar las labores administrativas que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social. ZAGAMOTOS DEL PACIFICOS S.A.S. almacenará los datos personales de los proveedores por el tiempo establecido en la normatividad fiscal y contable.

6.3 Trabajadores
La base de datos de trabajadores tiene como fin el mantener la información personal actualizada con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada, y de cumplimiento en las normas en la materia , así mismo tiene por objeto hacerlos participes de las actividades de bienestar previstas por la compañía. La base de datos de exempleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo titular su información durante el término establecido por la ley laboral.

Niveles de seguridad aplicados al tratamiento
ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. y los terceros designados para el soporte técnico de las bases de datos, cuentan con reglamentaciones internas sobre seguridad de la información, las cuales se encuentran establecidas en los procedimientos y manuales de la compañía. Adopta medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

7. PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
7.1 Consulta
a) Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. La compañía suministrará a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
b) La consulta se formulará por correo electrónico a [email protected] o por escrito a la dirección: Calle 10 # 31a – 201, Vía antigua a Yumbo, Colombia.
c) La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2 Reclamos
a) El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrán presentar un reclamo ante ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo ante ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. antes de dirigirse a la SIC a formular una queja.

7.3 Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

a) Los Titulares podrán en todo momento solicitar a ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el procedimiento y requisitos previstos en el numeral 7.2 del presente manual.
b) La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
c) ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. pone a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada tales como: correo electrónico a [email protected] o por escrito a la dirección Calle 10 # 31a – 201, Vía antigua a Yumbo, Colombia.

7.4 Del derecho de acceso
a) El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

7.5 Del derecho de actualización, rectificación y supresión
ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
b) ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
c) ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados por correo electrónico.
d) Es importante tener en cuenta que la revocatoria de la autorización y/o la supresión del dato no es absoluto y ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminacion de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación o persecución de delitos o sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

7.6 Transmisión y/o transferencia internacional de datos personales Para fines estadísticos y de medición de satisfacción , los datos personales de los clientes, en caso de ser necesario para el cumplimiento de su objeto social podrán ser transferidos al exterior bajo niveles adecuados de protección , seguridad y confidencialidad , sin perjuicio de la obligación de mantener la confidencialidad de la información, ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta política ,bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para los fines aquí descritos y no podrá ser usada para propósitos diferentes.

7.7 Persona o Dependencia responsable de la protección de datos personales, atención de peticiones, Consultas y reclamos ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. con domicilio en la ciudad de Cali, es responsable del tratamiento de los datos personales.
ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. a través del departamento Comercial será el responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones y será el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el cliente, proveedor y/o contratista titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y/o revocar la autorización. Este departamento tendrá una comunicación directa con los responsables de las áreas relacionadas con las bases de datos. Para formular sus
solicitudes en relación con la protección de sus datos personales, también será el responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones y será el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual los trabajadores titulares de la información pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y/o revocar la autorización. Para formular sus
solicitudes en relación con la protección de sus datos personales, los trabajadores podrán contactarse con:

Persona de contacto: Auditora
Área / Departamento: Control Interno
Correo electrónico: [email protected]
[email protected]
Teléfono: 4875062 Ext. 316
Dirección: Calle 10 # 31a – 201, Vía antigua a Yumbo, Colombia

8. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
El presente Manual rige a partir del 14 de octubre de 2016, las áreas de la compañía especialmente relacionadas fueron informadas de estas disposiciones previamente a la publicación.
El periodo de vigencia de la base de datos para clientes es indefinido sin perjuicio de los derechos establecidos en el presente manual.
El periodo de vigencia de la base de datos para proveedores y/o contratistas es establecido por la ley (5 años)
El periodo de vigencia de la base de datos para trabajadores es indefinido.

9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION DESCRIPCION FECHA
_____________________________________ __________________________________
Gerente General Dpto. Jurídico.
V°B°. V°B°.

AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Santiago de Cali, 18 de octubre de 2016
La protección y el buen manejo de la información personal de sus clientes son muy importantes para ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S., por cuanto la misma le permite atender de mejor manera las necesidades que ellos tienen, así como cumplir con las obligaciones a su cargo. Es por ello, que la compañía ha diseñado políticas y procedimientos que en conjunto con la presente Autorización permiten hacer uso de sus datos personales conforme a la ley. Así, lo invitamos a leer cuidadosamente el siguiente texto mediante el cual Autoriza el tratamiento de su información personal:
En mi calidad de titular de la información, Autorizo a ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. a dar tratamiento a mis datos personales para las siguientes finalidades:

a. Ofrecer promociones vigentes.
b. Informar lanzamiento de marca y producto.
c. Financiación de nuevos productos.
d. Hacer seguimiento para alcanzar la venta final.
e. Información de apertura de nuevos puntos de venta.
f. Información contable a cada cliente.
g. Información por cambios internos de la empresa.
h. Realizar actos de promoción y publicidad; i. Informar sobre actividades y eventos, así como adelantar futuras actualizaciones de las mismas y demás actividades de mercadeo, estadísticos, medición de la satisfacción del cliente y administrativos que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social.

Esta Autorización se hace extensiva a quien represente los derechos de ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S., a quien ésta contrate para el ejercicio de los mismos o a quien ésta ceda sus derechos, obligaciones, o su posición contractual a cualquier título, en relación con los productos o servicios de los que soy titular La presente Autorización estará vigente hasta que sea revocada por el titular o en los eventos previstos por la ley, siempre y cuando no exista ningún tipo de relación con ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S., o no se encuentre vigente algún producto o servicio derivado de esta autorización.

Con la aceptación, el titular autoriza el tratamiento de sus datos para las finalidades mencionadas y reconoce que los datos suministrados en la solicitud son ciertos y que no ha sido omitida o alterada ninguna información, aclarando que la falsedad u omisión de algún dato supondrá la imposibilidad de prestar correctamente el servicio.

Debe tener presente, el derecho que tiene como titular de acceder en cualquier momento a los datos suministrados, así como de solicitar la corrección, actualización o supresión de los mismos, en los términos establecidos por la normatividad vigente, dirigiendo una comunicación escrita al responsable del tratamiento: ZAGAMOTOS DEL PACIFICO S.A.S. Calle 10 # 31a – 201, Vía antigua a Yumbo, Colombia., con los siguientes datos: nombre y apellido, documento de identificación, domicilio a efectos de notificaciones, petición en que se concreta la solicitud, fecha, firma de la persona interesada o enviar correo electrónico a [email protected]
En señal de aceptación de lo anterior, consiento y autorizo que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en la presente Autorización.